ラシクラ導入の背景について教えてください。

就労移行支援サービスの拡大展開を予定していたのですが、当時あった4センターの運用はどれもバラバラ。オペレーションを統一しておかないと、意図的でないとしても過誤請求が起きてしまうのでは、と大きなリスクを感じていました。

また、請求に関わる作業も各センターに任せていて、本部は毎月各センターからの売上報告を待っているという状況。

オペレーションを統一し、本部と各センターのコミュニケーションを円滑にするためにもシステムが必要だと考え、色々な会社を探していました。

新たなシステムの導入に対して、抵抗はなかったものですか？

もちろん現場からは「運用が変わると、利用者さんも戸惑うのではないか」という意見もありました。しかし、「仕事をしていく上では、所属する会社の方針やオペレーションが変化することはよくあることですので、その変化に対する適応能力をあげていきましょう」と説明し、スタッフにも利用者の皆様にもご理解いただけました。

また、導入前に無料のトライアル期間を用意してもらえたので、チャレンジ意識があり、運用の変更に抵抗が少なそうなセンターに「まず検証してみましょう」と声をかけ、その実績をもとに他の各センターでも導入を進めていきました。

ラシクラの導入後、具体的にどのような変化がありましたか？

請求にかかる時間が確実に短縮され、その分面談など支援に関わる業務に時間を使えるようになりました。例えば、ケース会議でも、導入前は複数のExcelファイルから情報を探しながら話をしていたのですが、ラシクラ上に情報が集約されていることで、スムーズに会議を進められています。

他にも、オペレーションもある程度統一されたことで、スタッフが急に休んでも、ラシクラを見れば他のスタッフが対応できりようになりました。スタッフが他センターへ異動した際も、混乱は起きにくくなり、人材の流動を防ぐことにも繋がっているので、組織として強くなったと思います。

また、導入前はスタッフの誤ったExcelファイルの上書き保存や削除など、ヒューマンエラーも凄く多かったのですが、大幅に減りました。中でも、個別支援計画の更新時期に関するアラート機能が活躍しています。これまではサービス管理責任者が更新のタイミングを管理し、漏れが発生することもあったのですが、ラシクラで管理を始めて防げるようになりました。

ラシクラを使う上で、現時点ではどのような課題がありますか？

疾病データの入力の有無がセンターごとにバラバラであるなど、ラシクラの使い方が各センターごとに異なっているという課題はあります。ラシクラは高機能なシステムで、色々な情報が管理できてしまうが故の問題かもしれませんね。各機能の活用方法の統一は、弊社としてもこれからの課題です。

費用対効果について、率直なご意見を聞かせてください。

今まで使っていた簡易入力システムですと、一人ひとりの情報を全て入力しなければなりませんでしたが、ラシクラではボタン１つで請求データを生成できるため、大幅に工数が削減されたと思います。

また弊社では、日々の利用状況などを各センターから本部へ報告しています。そこでも、KPI機能で自動で集計された数値を用いることで、報告のための稼働減り、他の本質的な業務に時間を使えるようになりました。

KPI機能の活用について、もう少し詳しく教えていただけますか？

以前は、センター長が数値を集計し、複数のファイルを確認しながら報告していたため、電話やメールで何度もやりとりが発生していました。

ですが、現在は本部からセンター長へ「今月の問合せ数は？」と確認すると、ラシクラをみてすぐ「今月は10件です」と答えられるなど、一つ一つのコミュニケーションがスムーズになったのです。

また、弊社のように複数センターがある場合、KPIを使って各センターの比較ができるので、集客のための仮説が立てやすくなり、その検証のためのアクションも起こせるようになりました。

今後のラシクラに期待することを教えていただけますか？

現場スタッフが使う機能は例えばipadで完結するようなシンプルなものに限定し、少し難易度が高い機能は管理者がWebブラウザで使うなど、機能を使い分けられると良いのではないでしょうか。

また、どこの事業者もそうかもしれないですが、プログラムの構築には苦労しています。ラシクラがプラットフォームとなり、プログラムやインターン先を共有できても良さそうですよね。スタッフの教育や研修会など人材交流に発展しても面白いと思います。

最後に、貴社にとって「ラシクラ」とは何だと思いますか？

ラシクラは、経営と現場のギャップ埋めるコミュニケーションツールなんじゃないかと思っています。

現場スタッフからは、日々の業務や利用者数について報告が上がり、経営者としてはその情報をもとに現場とコミュニケーションを取り、アクションを検討していくことができる。だからこそ、いかにスムーズにコミュニケーションが取れる仕組みを作れるかが大事だと考えています。